POINT72 FRANCE SAS

NOTE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

À L’ATTENTION DES EMPLOYÉS

Dans la présente note, “nous”, “nos” et “notre” désignent Point72 France SAS

Point72 France est une société immatriculée en France dont le siège social est sis 12 Rue de la Chaussée d’Antin, 75009 Paris.

A propos de la présente Note d’information

Nous vous invitons à prendre le temps de lire et d’assimiler le contenu de la présente note liée à la Politique de Protection des Données à Caractère Personnel de Point72’s disponible via le lien suivant.

Au regard de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, nous avons  la qualité de responsable du traitement.

La présente note d’information vous concerne si vous êtes l’un de nos employés; elle définit les modalités de traitement des données à caractère personnel vous concernant.

Nous ne procèderons au traitement de vos données à caractère personnel qu’afin de répondre aux objectifs du présent document et dans la mesure où ils vous concerneront.

Données à caractère personnel vous concernant que nous sommes susceptibles de recueillir

Sous réserve de la législation applicable, nous procédons à la collecte et au traitement de vos données à caractère personnel suivantes :

  • Informations susceptibles d’être fournies par vous à notre société ou l’une de ses sociétés affiliées ou que nous pouvons obtenir d’autres sources. Ceci couvre toute information vous concernant que vous nous communiquez lorsque vous complétez un formulaire ou entrez en contact avec nous, que ce soit en personne, par téléphone, par courriel ou de toute autre manière lors du processus de recrutement et de votre emploi au service de notre société. Ces informations peuvent notamment comprendre ce qui suit :
    • vos noms et prénoms (et tout nom antérieur le cas échéant), sexe, curriculum vitae, lieu de naissance, date de naissance, nationalité, éléments relatifs à vos études, vos diplômes et qualifications professionnelles, situation familiale, adresse et numéro de téléphone du domicile, numéro de téléphone portable, proches parents, coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, coordonnées de votre compte bancaire, numéro de sécurité sociale / d’assurance sociale, numéro de passeport (si vous voyagez pour raisons professionnelles),  renseignements de nature fiscale et date de recrutement ;
    • Les informations concernant votre autorisation de travail qui sont nécessaires à Point72 afin d’effectuer les vérifications requises au titre du droit du travail, et de pouvoir effectuer les démarches nécessaires auprès des administrations publiques (y compris, lorsque requis par le droit applicable, demande d’accès au territoire, visa ou de prorogation de séjour) ;
    • si cela est requis par la loi française, éléments d’information concernant toute condamnation pénale dont vous auriez fait l’objet en France ou dans tout autre pays (y compris infractions au code de la route) ainsi que toute décision de justice en matière civile rendue à votre encontre ;
    • d’éléments d’informations relatifs à vos placements financiers personnels conformément à nos procédures internes applicables aux opérations menées pour votre compte personnel ;
    • toute autre information vous concernant ou relative à tout membre de votre famille étant à votre charge, susceptible d’être requise par la législation ou la réglementation applicable.
  • Informations collectées ou générées par nous vous concernant. Il peut notamment s’agir de :
    • éléments d’information d’ordre professionnel tels que l’intitulé et la description du poste que vous occupez, les coordonnées, performances au travail, absences, informations en termes de rémunération et de prestations, un historique de service, un exemplaire de votre contrat de travail, les référence de votre passeport (si vous voyagez pour raisons professionnelles), les éléments relatifs à votre permis de résidence, votre photographie, congé maternité ou paternité et/ou incapacité/d’invalidité ;
    • données à caractère personnel que nous collectons lorsque vous utilisez notre système de messagerie (en ce compris notamment, vos noms et prénoms, adresse courriel ainsi que le contenu, la date et l’heure de votre courriel) ;
    • informations que nous enregistrons lorsque vous utilisez notre système téléphonique dans le cas où les conversations téléphoniques intervenant sur lesdites lignes seraient enregistrées pour répondre à des exigences légales et/ou réglementaires ;
    • informations obtenues lors de de votre entretien de sortie (dans le cadre de votre départ de la société), comportant les raisons de votre départ.

Utilisations de vos données à caractère personnel

Nous pouvons sauvegarder et procéder au traitement de vos données à caractère personnel aux fins de :

  • Remplir nos obligations telles que découlant du contrat de travail que vous avez conclu avec nous. Par exemple, nous utilisons vos données à caractère personnel afin de procéder au versement de votre rémunération, d’évaluer votre performance individuelle ainsi que dans le cadre de la fourniture des prestations liées à votre emploi ;
  • Nous conformer à toute obligation légale ou réglementaire mise à notre charge (y compris afin de nous conformer à toute demande émanant des autorités réglementaires ou autres organismes publics compétents). Par exemple, nous pouvons être tenus d’enregistrer les conversations téléphoniques ayant lieu sur les lignes téléphoniques de certaines personnes et de procéder au traitement de certaines données aux fins de déclaration ou rapport d’opérations commerciales ou de marché ;
  • Gestion informatique et surveillance de la sécurité et de l’utilisation de nos systèmes (y compris de notre système de messagerie) conformément à nos politiques et procédures en la matière ; et
  • Pouvoir vous contacter ou l’un de vos proches en cas d’urgence.

Dans l’hypothèse où vous ne seriez pas en mesure de nous fournir les informations nécessaires à l’élaboration et l’exécution de votre contrat de travail, et/ou aux différentes démarches auprès des autorités compétentes, nous ne serons pas en mesure de procéder à votre embauche.

Nous sommes ainsi en droit d’utiliser vos données à caractère personnel car :

  • Nous devons nous acquitter d’obligations légales et réglementaires ;
  • Nous risquons de devoir en faire usage pour des raisons relevant de la santé au travail ou de la médecine du travail ainsi que pour prendre des décisions concernant votre aptitude au travail ;
  • L’utilisation de vos données à caractère personnel précédemment décrites peut s’avérer nécessaire dans le cadre de la poursuite de nos intérêts commerciaux légitimes (ainsi que ceux de l’une ou plusieurs de nos sociétés affiliées), notamment pour :
  • nous permettre d’administrer et de gérer de manière efficace nos activités et notamment de faire valoir, d’exercer et de défendre nos droits en justice ;
  • assurer la protection d’informations nous appartenant ;
  • veiller à l’homogénéité de la gestion de notre personnel ainsi que celui de nos sociétés affiliées dans le monde entier ;
  • nous assurer de notre conformité aux réglementations étrangères applicables à nos sociétés prises dans leur ensemble :
  • garantir le respect des politiques et procédures internes, et si nécessaire de conduire des investigations internes ;
  • vous contacter ou l’un de vos proches en cas d’urgence ; et/ou
  • organiser et gérer les opérations de fusion, acquisition, vente, réorganisation et cession de nos activités.

 

Divulgation d’informations vous concernant à des tiers

Nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel aux sociétés affiliées appartenant au groupe Point72, aux fins suivantes :

  • Gestion et administration de nos activités ainsi que celles de nos sociétés affiliées ;
  • Accomplissement par nos sociétés affiliées des fonctions relevant de chacune d’entre elles en matière d’activités RH au plan régional ou mondial ;
  • Analyse comparative (benchmarking) des salaires des employés et des prestations salariales pratiqués dans des entreprises similaires ;
  • Appréciation du respect de la législation, de la réglementation et des règles ainsi que des politiques et procédures internes applicables à nos activités ainsi qu’à celles de nos sociétés affiliées ;
  • Dans le cas où vos données à caractère personnel figureraient dans un annuaire interne, afin de communiquer de manière adéquate avec vous dans le cadre de l’exécution de vos fonctions ou en cas d’urgence ; et
  • Dans le cadre de l’administration et de la gestion des bases de données contenant les données à caractère personnel se rapportant à nos employés ou ceux de nos sociétés affiliées.

Nous prendrons les mesures nécessaires afin de garantir que seuls les employés de nos sociétés affiliées nécessitant d’avoir accès auxdites données dans le cadre des objectifs visés dans le présent document, aient accès aux données à caractère personnel.

Nous pourrons également partager vos données à caractère personnel avec des agents et prestataires tiers extérieurs à notre groupe pour les besoins de prestations de services devant nous être fournies.  Il pourra notamment s’agir de prestataires de services de paie, de services informatiques et de communications, de cabinets d’avocats, de comptables, d’audit et de prestataires de services de Dispositifs de Publications Agréés et de Mécanismes de Déclarations Agréés.  Ces tiers seront tenus à des obligations de confidentialité et ils ne pourront utiliser vos données à caractère personnel qu’ainsi que stipulé dans le présent document.

Nous pouvons également être amenés à transmettre vos données personnelles à nos partenaires commerciaux (en ce compris banques, courtiers, et intermédiaires impliqués dans nos transactions) lorsque cette transmission est nécessaire pour les besoins des activités de Point 72.

Dans le cas où nous envisageons de vendre notre activité ou de nos actifs, nous pourrions être appelés à communiquer vos données à caractère personnel à un éventuel acheteur dans le cadre d’un audit.

 

La divulgation de vos données à caractère personnel peut également être requise – dans certains cas – par la loi. Vos données personnelles seront transmises si cela est nécessaire aux autorités judiciaires, fiscales ou réglementaires dans l’exécution de leurs pouvoirs et missions respectives.

Enregistrement de conversation téléphoniques

Point 72 est susceptible de devoir dans le futur se conformer à des obligations légales et réglementaires qui lui imposent d’enregistrer les conversations téléphoniques relatives à certaines transactions financières afin de prévenir les abus de marché et délits d’initié.

L’accès à ces enregistrements sera limité aux membres autorisés de notre équipe conformité qui est en charge de la conformité et la surveillance de ces transactions au sein de Point 72.

Ces enregistrements seront conservés pendant une durée de 5 ans.

Vous pourrez exercer vos droits concernant ces enregistrements selon les modalités décrites dans l’article ci-dessous « Vos droits ».

Transferts de données à caractère personnel hors de l’Espace Economique Européen

Les données à caractère personnel vous concernant que nous collectons pourront faire l’objet d’un transfert à destination d’un pays situé en dehors de l’Espace Economique Européen (“EEE”), en particulier aux Etats-Unis, à Hong Kong et au Royaume-Uni, et y être stockées. Leur traitement pourra également être assuré par des personnes physiques opérant en dehors de l’EEE, travaillant pour nos sociétés affiliées aux Etats-Unis, à Hong Kong et au Royaume-Uni ou ailleurs ou bien encore travaillant pour l’un de nos fournisseurs.

En cas de transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE, nous veillerons à ce que leur protection soit assurée de manière équivalente à celle prévalant au sein de l’EEE.

Ceci peut être réalisé de plusieurs manières. A titre d’exemple :

  • Le pays destinataire des données peut été reconnu par la Commission Européenne comme offrant un niveau de protection suffisant ;
  • Le destinataire pourra avoir conclu un contrat basé sur les « clauses contractuelles types» approuvées par la Commission Européenne, l’obligeant à protéger vos données à caractère personnel ; ou
  • Dans le cas où le destinataire serait basé aux Etats-Unis, il peut s’agir d’une entité ayant adhéré au Bouclier de Protection des Données UE-Etats-Unis (en anglais « Privacy Shield »).

Dans d’autres cas, la législation peut nous permettre de transférer par ailleurs vos données à caractère personnel hors de l’EEE.  Dans tous les cas, toutefois, nous veillerons à ce que tout transfert de données vous concernant intervienne conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel.

Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur la protection dont bénéficient vos données à caractère personnel en cas de transfert hors de l’EEE en nous contactant ainsi que prévu à la section « Nous contacter » figurant ci-après.  Conservation des données à caractère personnel

La durée de conservation de vos données à caractère personnel variera selon les cas. La période de conservation pertinente sera déterminée en tenant compte de divers critères, incluant :

  • La durée de votre contrat de travail; et
  • Les obligations légales qui exigeraient la conservation de vos données en tant qu’archives après la fin de votre contrat de travail ;
  • La constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice de Point72 en tant qu’employeur qui nécessiterait de conserver vos données en tant qu’archives après la fin de votre contrat de travail et jusqu’à l’expiration de la durée de prescription applicable.

Vos droits

Vous disposez d’un certain nombre de droits relatifs aux données à caractère personnel vous concernant que nous détenons.  Ainsi, vous pouvez nous demander de :

  • Vous fournir des informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel, ainsi qu’une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
  • Dans certains cas, vous communiquer une copie de vos données à caractère personnel sous un format structuré, habituellement utilisé et lisible par machine et/ou demander que nous transmettions ces données à un tiers lorsque ceci est techniquement possible. Veuillez noter que ce droit ne s’applique qu’aux données à caractère personnel que vous nous aurez communiquées ;
  • Corriger vos données à caractère personnel dans le cas où elles s’avèreraient inexactes ou incomplètes ;
  • Supprimer vos données à caractère personnel ;
  • Limiter notre traitement de vos données caractère personnel.
  • Dans certains cas, vous pouvez également vous opposer à notre autre traitement de vos données caractère personnel pour des motifs tenant à votre situation particulière ;
  • Fournir des instructions concernant le traitement de vos données à caractère personnel après votre décès.

Dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs tenant à votre situation particulière.

L’exercice de ces droits sera limité dans certains cas.  Par exemple, dans le cas où nous serions tenus de procéder au traitement de vos données à caractère personnel en application de la législation de l’Union Européenne (« UE ») ou de celle d’un Etat membre de l’UE ou bien dans le cas où nous serions légalement en droit de rejeter votre demande.

Dans le cas où vous estimeriez que nous avons porté atteinte à vos droits, vous pouvez saisir l’autorité compétente chargée de la protection des données à caractère personnel (dont les coordonnées figurent ci-après).

Vous pouvez obtenir plus d’informations concernant vos droits en contactant la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-après.

Nous contacter

Dans le cas où vous souhaiteriez obtenir des informations complémentaires concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation, le transfert ou le traitement de vos données à caractère personnel ou l’exercice de l’un quelconque des droits visés ci-dessus, veuillez adresser vos questions, commentaires et demandes à :  DataPrivacy@Point72.com.

Modifications de la présente Note d’information sur la protection des données à caractère personnel

La présente Note d’information sur la protection des données à caractère personnel est applicable à compter du juillet 2020. Dans le cas où elle viendrait à être modifiée, nous en publierons la nouvelle version sur Connect afin de vous tenir pleinement informés du traitement de vos données à caractère personnel ainsi que de toute question s’y rapportant.